Genom att beskriva sin verksamhets processer upptäcker man möjligheter och ser problem. Man får en karta att navigera efter då man utvecklar verksamheten.
Grundförutsättningen för all effektivisering är en god förståelse för nuläget, i termer av företagets arbetsflöden och processer. Det är först med en insikt om hur saker och ting fungerar idag, som det är möjligt att förändra och förbättra. För att identifiera och driva igenom förbättringarna på ett strukturerat sätt som säkerställer ett mätbart och konkret resultat krävs dessutom en genomtänkt metodik och verktyg.
Våra tjänster kan delas upp i tre områden
- Genomgång av befintliga affärsprocesser
Kartlägger och dokumenterar dagens arbetssätt och processer. - Tar fram en framtida effektiv process
Analysera processen för ökad effektivitet. Skapar en processkarta över framtida flöden där alla aktiviteter är beskrivna. Ta fram och koppla styrdokument (policy, prislistor etc) och hjälpdokument (mallar, instruktioner etc) till processen. - Processorienterad organisation
Förslag på roller för en effektiv processorganisation.
Varför arbeta med processbaserad verksamhetsutveckling?
Beskriva sina affärsflöden i form av processer gör att man
√ Lättare kan fokusera på kundnyttan som ska skapas
√ Kan korta ledtider genom effektivare flöden
√ Kan minska bristkostnader och öka sin effektivitet
√ Blir mindre person- och organisationsberoende
√ Kan öka kvalitén genom att arbeta med ständiga förbättringar
Det gör det även lättare att behålla effektiviteten i företaget vid olika typer av förändringar. Processbeskrivningarna är ett stöd för både in- och outsourcing av såväl affärsprocesser som system.
Vad innebär ett processorienterat synsätt
Kundperspektiv:
Betrakta verksamheten utifrån och in, det vill säga från kundens synvinkel. Att förstå kundernas verkliga behov, och hur de kan tillgodoses, men även hur bra man lyckas blir viktigt och i fokus.
Helhetsperspektiv:
Från den egna funktionens resultat till hela verksamhetens resultat. Att förstå hur den egna verksamheten bidrar till att optimera helheten blir viktigt. Att den anställda förstår hur arbetet går till i den process som han/hon arbetar i.
Flödesperspektivet:
Processer handlar om att synliggöra. Man förskjuter fokus från resultaten till processen – det vill säga det är arbetsflödena/processen som skapar resultaten. Det blir viktigt att förebygga och förbättra, tillika blir hur viktigare än vad och vem.
”Processorientering
Organisationens verksamhet skall ses som processer som skapar värde för kunderna. Processorientering stimulerar till att analysera och förbättra arbetsflöden och arbetsorganisation, och lägger grunden för kundorienterad verksamhetsutveckling. ”
SIQ, Institutet för Kvalitetsutveckling 2011
Vi utgår från Astrakanmetoden och BPMN när vi verksamhetsutvecklar med processer. Nedan är exempel på olika moment som kan ingår.
√ Analysera befintlig process
√ Identifiera flaskhalsar
√ Optimera processen
√ Skapa en processkarta
√ Dokumentera alla aktiviteter
√ Dokumentera styr- och hjälpdokument
√ Identifiera processroller
√ Identifiera nyckeltal för processen
√ Upprätta mål och mätmetoder
√ Etablera den nya processen
